はじめに
会社で部下ができたのだが、部下のつくる資料が少し肌に合わない。自分は新入社員で入ってからずっと資料のダメ出しをされ続けて育ってきたが、その部下からはダメ出しを受けて育った形跡が見当たらない。単純に資料の好みが違うだけかもしれないが、気になり続けるのもよくないので、ルールを作って、それに沿って作っていただこうと思う。
ルール
以下のように定義した。
資料の種類を考える
資料は大きく２つに種類が分けられるであろう。この２つから自分が作る資料を決める。
・報告資料
・依頼説明資料
(・連絡資料 ←相手への具体的なアクションは期待しない)
目的、ゴールを書く
資料を見せる相手に何をしてほしいかを書く。なぜなら資料を見せる目的は相手に何かをしてほしいから。
資料の骨子を作る
だいたい以下のコンテンツがあれば資料の体裁として成すだろう。
- 背景
課題の説明に唐突感がある場合に書く。また相手の知識レベルに合わせる。 - 課題 or 問題
目的(or 依頼)の理由が分かるように書く。必然性を持たせる。 - 目的(or 依頼)
依頼の場合、日限とその理由が分かる計画があるとベター。 - 結果
報告資料の場合 - 結論
報告資料の場合
1スライド1メッセージ
ここまでできればpptの各ページに具体的に書いていく。(ちなみにこれ以前の作業はpptに書いておいてもよい。)タイトルはメッセージの上位概念として短くかく。タイトルとメッセージの意味が重複しないように、レベル感を考えて書く。
1メッセージに対し図や表などで肉付けする
メッセージに対する説明が不要ならばメッセージだけでもよい。ただし、メッセージだけで事足りる場合は、絵で概念を補足したほうがよいか？本当に必要なメッセージか？など考えること。
注意点：
・フォントは統一する。Meiryo UIが推奨。
・言葉の定義：
・背景：物事の背後にある事情
・問題：ありたい姿と現状のギャップ
・課題：ありたい姿と現状のギャップを埋めるためにやること
・言葉の定義は上記だが、とりあえず問題よりの内容でも課題と書いておく
・ただし、書いている側は問題と課題が違うものと認識しておくこと
おわりに
こんな感じで書けばきっとお互い歩み寄れるだろう。しばらくこれで試してみたい。
