社内業務改善について考える

はじめに
必要なもの
おわり
参考文献
運用について(おまけ)

はじめに

筆者は、転職後に部署異動し、R＆Dの業務改善部署に所属している。業務改善のためのシステム導入を任されているが、これまでやってきた物理の世界とは違い、四苦八苦している。なにをまとめれば良いかが定義されていないのが原因だ。そこで、自分なりにまとめてみた。

必要なもの

背景

業務改善というくらいだから、何に困っているかというのは出てくるはず。それが背景になる。

目的

その困りごとをなくすのが目的。なくなった後の有りたい姿がかけると良い。

現状の業務フロー

スイムレーンで書くと視覚的に伝わりやすい。そして、作業に対して課題があるものに吹き出しで説明を加える。

改善後のフロー

課題がなくなるようなフローにするのがここでやること。例えば、「〜が手作業で時間がかかり、頻度が多い」ならばその部分の自動化を考える。「伝言ゲームが多く、情報が劣化する」ならば情報の一元管理を考える。

関係性の整理

現状の業務フロー、課題、改善後の業務フロー、必要機能をまとめて表（DMM(domain mapping matrix),DSM(design structure matrix)といったもので）にし、関係性を整理する。まず、DSMで同じ切り口の２元表を作成し、関連性を整理するとよい。つぎにDMMで異なる切り口の２元表を作り、関連性を整理する。ここで、機能はinを入れてoutを出すものということを意識するとよい。すると、１つの機能で複数のことができることが視覚的に見えてくるはずだ。あとは、どうやって機能を作るかで、外注するか、自分で作るかになる。